Perkara Penting Yang Perlu Difikirkan Oleh Pengendali Majlis

Oleh: Amin Hazyq, N.A. Salleh                     

                     

Terdapat beberapa perkara penting yang perlu difikirkan oleh seseorang pengendali majlis, iaitu perkara yang perlu sebelum majlis, ketika majlis dan selepas majlis tamat.

 
1    Dua minggu sebelum majlis

  • Buat satu senarai tentang perkara penting yang perlu dilakukan sebelum majlis seperti:
    - Senarai nama tetamu yang telah menjawab dan bersetuju untuk hadir.
    - Tempahan dewan, pengacara majlis, pembantu lain, muzik dan sebagainya.
    - Penyediaan makanan pastikan anda mengingatkan katerer tentang majlis yang bakal berlangsung.

  • Hal ini dapat memberi anda masa untuk mencari katerer lain sekiranya berlaku perkara-perkara yang tidak diingini.

  • Hubungi pengacara majlis untuk berbincang tentang agenda majlis dan perkara yang perlu dilakukannya nanti. Sekiranya ada perkara yang beliau tidak faham atau ingin tahu, bantunya untuk memberikan maklumat yang dikehendakinya.

2    Seminggu sebelum majlis

  • Pastikan semua door gift dan cenderahati untuk tetamu telah siap dibuat. Sekiranya anda membuat tempahan, hubungi pembekal untuk mengetahui status pesanan anda.

  • Semak dengan pihak hotel bagi menentukan susun atur dewan yang telah dipersetujui. Sekiranya mereka mempunyai cadangan yang lebih baik, anda masih mempunyai masa untuk berbincang.

3    Sehari sebelum majlis

  • Buat senarai semak akhir tentang senarai nama hadirin dan VIP yang akan hadir. Bincang dengan pihak-pihak yang berkenaan tentang masa makanan akan disajikan dan aktiviti semasa majlis dan sebagainya.

  • Berbincang dan memberikan semua maklumat terkini kepada pengacara majlis yang telah dilantik.
    Yang paling penting, pastikan telefon bimbit anda mempunyai bateri yang mencukupi untuk keesokan harinya!

4    Hari majlis

  • Hari yang ditunggu-tunggu telah tiba dan anda akan menjadi seorang yang paling sibuk pada hari tersebut.

  • Pastikan anda mudah dihubungi oleh semua pihak seperti hos majlis, pihak hotel, pengacara majlis dan sebagainya.

  • Anda juga mesti sentiasa mengawal pengacara majlis agar tidak tersasar dan mengawal masa dengan baik. Anda sudah tentu tidak mahu majlis berlanjutan sehingga melebihi had masa yang dibenarkan!

5    Selepas majlis tamat

  • Selepas majlis tamat, menjadi tugas anda untuk melunaskan semua bayaran dengan pihak-pihak yang terlibat.

  • Pastikan anda menyimpan semua cek bayaran pemuzik, pengacara majlis, penghibur dan sebagai-nya pada malam tersebut sebagai tanda kerja mereka telah selesai.

  • Jika hos tidak berpuas hati dengan servis mereka dan tidak mahu membayar jumlah yang dijanjikan, anda harus mencari jalan penyelesaian dengan bercakap dengan individu terlibat. Lebih elok sekiranya semua masalah diselesaikan secara aman.

  Ke atas